언어치료 보고서 작성 - (2) 보고서 작성의 원칙

앞에서 보고서를 쓰는 목적에 대해서 살펴 보았다면 오늘은 그러한 보고서를 각각의 목적에 맞게 어떻게 작성해야 하는지에 대해 살펴보겠습니다.

Knepflar 와 May(1992) 는 보고서가 간결하고 통합적이며 잘 조직화되어야 하며, 무엇보다 거짓 없이 대상자에 대한 정보를 그대로 드러내도록 쓰는 것이 중요하다고 하였습니다.  보고서는 언어치료사가 자신이 치료하는 대상자에 관한 정보를 가장 잘 보여줄 수 있는 기록이며, 다른 전문가와의 의사소통을 가장 잘 할 수 있는 매체입니다.  평가하고 치료하는 동안에 나타난 대상자의 언어, 의사소통 능력을 기록하는 보고서는 대상자에 대한 정보가 전혀 없는 사람까지도 마치 대상자에 대한 평가와 치료를 직접 관찰하는 것처럼 느낄 수 있도록 명확하고 쉽게 이해할 수 있게 써야 합니다.  명확하고 간결하며 잘 조직화된 보고서를 쓰기 위해서는 적절한 용어의 사용, 보고서의 구성과 형식, 보고서에 맞는 문체를 공부하고 연구해야 합니다.  이러한 연습을 통해 얻은 보고서 작성 기술은 효과적이며 정확한 보고서를 작성하는데 도움을 줄 것입니다.

 

  

1. 언어치료사로서의 윤리를 지킨다.

  언어치료사는 사람과 함께하는 직업이고, 특히 개인에 대한 정보를 다루다 보니 윤리적인 책임이 있기에 정보를 작성하고 관리하고 전달하는 과정에서 그 중요성을 인식하고 책임을 져야 합니다.  보고서를 작성하고 나서는 항상 작성한 사람이 누구인지도 함께 기록해야 합니다. 보고서를 보관할 때도 각 기관에 맞게 분류하여 보관하며, 개인에 대한 정보이기 때문에 함부로 보고서가 누출되지 않도록 주의해야 합니다. 

 

2. 각 보고서는 목적에 맞는 윤곽을 먼저 잡는 것이 중요합니다.

  보고서를 작성할 때에는 '왜 이 보고서를 작성하는가?' 를 염두에 두고 작성해야 합니다.  보고서의 목적에 따라 윤곽과 구성 내용이 달라질 수 있기 때문입니다. 보고서의 윤곽은 일관성 있으며 조직적이어야 하고 순서에 맞게 나열되어야 합니다.  처음에 윤곽을 먼저 잡게 되면 불필요한 내용을 줄일 수 있고 필요한 정보만을 넣게 되므로 보고서를 작성하는 시간을 줄일 수 있습니다. 그 이후에는 그에 필요한 구체적인 내용을 기입해야 합니다. 

 

3. 공식적인 보고서 형식을 사용합니다.

  보고서는 대체로 언어치료사가 속한 기관에서 사용하는 보고서 형식을 사용하는 것이 좋습니다.  대상자가 의뢰되는 순간부터 종결될 때까지 필요한 모든 보고서가 한 기관에서 한 가지 형식으로 일관되게 작성된다면 여러 가지 이점이 있습니다. 우선 형식을 미리 갖추고 있기 때문에 같은 기관에서 일하는 다른 사람이 보더라도 필요한 정보를 한눈에 찾을 수 있습니다. 또 보고서를 작성할 때마다 들어가야 할 항목을 계획하지 않아도 되기 때문에 시간 낭비를 줄일 수 있습니다.  언어치료 실습학생의 경우는 학교나 한국언어장애전문가협회에서 작성하는 형식을 사용한다면 미리 갖추어진 형식에 내용만을 채워 넣어도 되므로 보고서 작성이 쉬워질 것입니다. 

 

4. 읽는 사람을 고려하여 작성합니다.

  보고서는 대상자에 대한 정보를 언어치료사나 다른 관련 전문가에게 전달하려는 목적으로 작성되는 것입니다.  뿐만 아니라 가족이나 교사, 보험이나 군입대  문제와 관련된 일에 종사하는 사람들같이 언어치료 분야에 대한 전문지식이 없는 비전문가에게 보고서를 통해 대상자의 정보를 전달해야 하는 경우도 있습니다.  그렇기 때문에 보고서를 읽는 사람이 누구인지에 따라 용어와 내용, 문체를 항상 고려해야 합니다. 

 

5. 문장은 짧고 알기 쉽게 쓰고 맞춤법에 맞게 작성합니다.

  보고서의 문장은 짧고 쉽게 표현도어야 보고서를 읽는 사람이 대상자에 대한 정보를 정확하게 파악하고 이해할 수 있습니다.  접속사를 여러 번 사용해서 문장을 길게 늘이거나 미사여구로 문장을 꾸미는 것은 보고서의 올바른 작성 방식이 아닙니다.  틀린 맞춤법이나 컴퓨터로 작성할 때 교정되지 않고 나타난 오자는 보고서와 보고서를 작성한 사람에 대해 신뢰성을 떨어뜨릴 수 있으므로 항상 정확하게 작성하도록 노력해야 합니다. 

 

6. 객관적인 태도를 유지하고 적절한 용어를 선택하여 작성합니다.

  보고서를 작성할 때는 주관성을 최대한 배제하고 객관적인 태도를 유지해야 합니다.  객관적인 보고서는 읽는 사람으로 하여금 평가 결과 뿐 아니라 평가자에 대해서도 신뢰감을 형성시킬 수 있습니다. 진단보고서에는 검사 결과를 객관적인 수치 자료로 정확히 제시하고, 표준화 검사일 경우 규준을 정확히 제시해서 평가 결과와 비교할 수 있도록 작성해야 합니다.  또한 치료 계획서나 진전보고서 또는 종결보고서에서는 관찰 가능한 수행 기준을 설정하고, 수행 결과도 정확한 자료에 근거해서 제시해야 합니다. 

  보고서에 들어가는 내용은 구체적이어야 합니다.  현재 언어치료 분야에서 사용되고 있는 용어를 사용하며 외래어나 읽는 사람이 모르는 용어, 혼란을 줄 수 있는 약자는 사용하지 않습니다.  '~ 것 같다.' 와 같은 애매한 표현이나 과장된 수식어도 피해야 합니다. 

 

7. 반드시 교정 절차를 거칩니다.

  보고서를 작성한 후 파일링을 하거나 감독자에게 제출하기 전에 마지막으로 교정을 보아 잘못된 부분이 있다면 수정해야 합니다.  교정은 보고서를 읽는 사람의 입장에서 객관적으로 다시 한번 검토함으로써 좀더 정확한 정보를 전달하려는데 목적이 있습니다. 바쁜 임상현장에서는 보고서를 제출할 시간이 넉넉하지 않아 교정을 꼼꼼하게 보지 못하는 경우가 많은 것이 사실입니다.  하지만 중요한 정보가 빠진다거나 맞춤법이나 오타 실수로 보고서의 내용과 작성자의 기본 소양이 평가절하될 여지가 많습니다. 

 

8. 좋은 보고서를 참조한다.

  잘 작성된 보고서를 많이 읽는 것은 좋은 보고서를 쓰는 시작점이라고 할 수 있습니다.  언어치료 실습학생은 보고서를 처음 작성할 때 많은 어려움을 느낍니다. 그러므로 선배 언어치료사나 임상감독자가 작성한 좋은 보고서를 많이 읽어보거나 또 제대로 작성되지 않은 보고서에 대해서는 다시 한 번 기술해 보는 것도 좋은 보고서를 쓰는 하나의 방법입니다. 각 목적에 따라 작성된 보고서, 병원이나 복지관, 학교, 사설 치료실과 같은 특정 기관에서 사용하는 보고서, 그리고 다양한 목적에 맞게 쓰인 의뢰서의 형식과 내용, 표현을 통해 어떻게 기술해야 하는지를 보는 것은 이후의 보고서 작성에 도움이 됩니다.